DARA | BANDUNG — Aplikasi berbasis website dan android bernama Sistem Tata Kelola Persuratan (Sitakasur), menjadi salah satu inovasi yang mulai dijalankan Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Bandung Barat (BPKD KBB), Jawa Barat, sejak 2018 lalu. Aplikasi tersebut dibuat untuk membantu pengelolaan persuratan di BPKD, yang memiliki mobilitas tinggi.
Sekretaris BPKD KBB, Lukmanul Hakim, mengungkapkan, dalam setahun mobilitas surat menyurat yang masuk ke instansinya bisa mencapai 6.000 surat atau dirata-ratakan 30 surat setiap hari. Selain itu, belum adanya pedoman tata kerja/petunjuk pelaksanaan mengenai pengelolaan surat menyurat secara baku dan belum adanya alat tambahan berbasis IT, serta pengarsipan yang masih bersifat manual, mendorong pihaknya membuat aplikasi Sitakasur.
Menurut dia, ide dan gagasan itu muncul berawal dari hasil identifikasi masalah di ruang lingkup BPKD bahwa kondisi surat-surat masuk dan keluar itu sangat tinggi. “Satu sisi, mobilitas pimpinan dan pejabat struktural sangat tinggi, sehingga perlu adanya alat bantu untuk mempermudah dan memperlancar pengendalian surat-surat masuk dan keluar,” ujar Lukman ditemui di Kantor BPKD KBB, Ngamprah, KBB, Senin (12/8/2019).
Apalagi menjelang akhir tahun, lanjut Lukman, mobilitas surat menyurat di BPKD sangat tinggi. BPKD memiliki fungsi pendapatan, fungsi penganggaran, perbendaharaan, pengelolaan aset daerah dan pelaporan akuntansi.
“Mayoritas pengajuan surat dari SKPD, untuk proses pencairan UP, TU, GU, dan LS, termasuk pencairan belanja hibah dan bantuan keuangan sangat tinggi,” katanya.
Dia berharap, melalui Sitakasur dapat tersusun suatu pedoman petunjuk pelaksanaan atau standar operasional prosedur (SOP), tentang tata kelola persuratan dan terbentuknya aplikasi sistem tata kelola persuratan pada BPKD yang berbasis IT (web based dan android based).
Lukman menjelaskan, hasil dari penggunaan Sitakasur dapat memproses informasi surat menyurat secara cepat dan tepat, karena bersifat real time (online) didukung arsip digital, file tracking serta disposisi secara online. Sehingga, kendala dalam proses surat menyurat seperti pencarian arsip surat, mobilitas tinggi pejabat, dan tracking disposisi surat dapat teratasi dengan efektif.
“Real time, kapan saja, di mana saja kita bisa melakukan pengendalian surat masuk dan keluar dan secara langsung tata kelola persuratan menjadi lebih baik serta meningkatnya efisiensi penggunaan kertas (paperless) dan efektivitas dalam tata kelola persuratan pada BPKD, serta sebagai sarana penunjang percepatan kegiatan,” katanya.
Wartawan: Muhammad Zein | Editor: Ayi Kusmawan
